طريقة تيسير مؤتمرات الفيديو
متى تستعمل مؤتمرات الفيديو ؟
إن مؤتمرات الفيديو تعد وسيلة رائعة لاجتماع الأفراد الذين يرغبون في التحدث مع بعضهم البعض في الوقت نفسه ولكنهم يعيشون في بلاد ومدن مختلفة.
على سبيل المثال : قد يرغب الفريق الموجود في شيكاغو ونظيره الموجودة في الفلبين ومديرو المشروع الموجودون في المملكة المتحدة في الاجتماع بشكل إلكتروني لمناقشة بعض تطورات عملية البحث التي قاموا بها.
في كل موقع من مواقع المشاركين في هذا النوع من الاجتماعات، يكون هناك مصورو فيديو يقومون بتصوير ما تقوم به كل مجموعة؛ وعادة ما يكونون جالسين في الجوانب الثلاثة لطاولة المؤتمر.
عندما يقوم أحد المشاركين بالتحدث، يقرب عليه المصور الكاميرا ليعرض لقطة مقربة للشخص الذي يتحدث يشاهد الموجودون في الأماكن الأخرى.
هذا الأمر على شاشات الفيديو المتوفرة لديهم؛ والتي تعرض المجموعتين الأخريين أيضا.
ومن ثم، تكون النتيجة أن يتمكن كل فرد من الأفراد المشاركين في مؤتمر الفيديو من مشاهدة وسماع جميع المشاركين الآخرين.
الاحتياطات التي يجب اتخاذها لانجاح مؤتمرات الفيديو
وكما تتوقع، فإن كونك المشرف على عقد هذا المؤتمر أو تقديمه يتطلب منك فهما جيدا (وإدارة جيدة أيضا لبعض العوامل المهمة التي تتيح لك إنجاح هذا الحدث.
تكنولوجيا مؤتمرات الفيديو تعتمد مؤتمرات الفيديو الناجحة على التكنولوجيا التي تستخدمها.
وتتمثل الاحتمالات الواردة في:
أنه كلما زاد عدد الأجهزة المستخدمة في عملية الربط الإلكترونية، زاد احتمال حدوث خلل فني بها.
يمكنك المساعدة في الحد من المشكلات التي قد تحدث في الدقيقة الأخيرة عن طريق إعطاء نفسك وقتا أكبر للاستعداد والإعداد لهذه العملية والتحقق مقدمة من عمل كل جزء فيها على النحو الصحيح.
ضع في اعتبارك أنه إذا ظهرت مشكلات أثناء الاجتماع الفعلي، ولم يتوفر لديك الدعم الفني اللازم، فسوف يصبح المشرف على تنظيم هذا الاجتماع ( أي أنت ) مسؤولا عن مساعدة القائمين على تشغيل الأجهزة والمعدات في معالجة أية مشكلات يمكن أن تظهر.
والوسائل المرئية المساعدة في الغالب الأعم، تكون المجموعات جالسة في مكان تكون فيه شاشة التليفزيون التي يشاهدونها أصغر بكثير من شاشة العرض القياسية .
ومن ثم، يتحتم أن يتم جعل العروض التقديمية المنشأة ببرنامج باوربوينت مناسبة للعرض على الشاشات الصغيرة؛ وذلك.
عن طريق وضع قدر أقل من المعلومات على كل شريحة واستخدام جمل أقصر وحجم خط كتابة أكبر من ذلك المستخدم في العرض على الشاشات الكبيرة.
قد يعجبك: تثقيف الجمهور
بالإضافة إلى ذلك، سوف يساعد استخدام رسومات واضحة وكبيرة وعالية التباين في زيادة إمكانية مشاهدتها على نحو جيد.
عند نقلها عبر مؤتمرات الفيديو التحكم في الصوت في الاجتماعات العادية، ينتج عن المحادثات الجانبية البسيطة الحد الأدنى من المقاطعة أو الإزعاج.
ولكن في مؤتمرات الفيديو، تلتقط الميكروفونات بسهولة أي صوت من الممكن أن يتسبب في التشويش على المتحدثين، كما أنها تقوم بتضخيمه أيضا.
لتجنب هذا الأمر، اطلب من جميع المشاركين أن يقوموا بكتم صوت میکروفوناتهم في أثناء عدم تحدثهم على الهواء مباشرة.
كذا، يساعد هذا الأمر على التقليل من الضوضاء التي قد تظهر في الخلفية ضع بروتوكولا لطرح الأسئلة وإبداء التعليقات حاول أن تضع بروتوكولا محددا لطرح الأسئلة وإبداء التعليقات قبل بدء مؤتمر الفيديو على سبيل المثال :
إذا كان لعضو من أعضاء الفريق الموجود بالمملكة المتحدة سوال لأخر موجود في مجموعة شيكاغو.
فهل يجب عليه أن يقاطع المتحدث ويرفع يده وينتظر حتى يتم السماح له بطرح السؤال أم أن هناك وقتا محددا مخصصا لطرح الأسئلة في موتمر الفيديو ؟
كذا، أطلب من مديري الفرق في جميع البلاد أن يكرروا أسئلتهم المطروحة من فين فريقهم بحيث يتمكن الجميع من سماعها.